Factura proforma: qué es y plantilla gratuita

Una factura proforma tiene el aspecto de una factura, pero no lo es — al menos no legalmente. Entender la diferencia te evitará errores contables y malentendidos con los clientes.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento preliminar que se envía al comprador antes de entregar los bienes o prestar los servicios. Detalla:

• Qué se va a proporcionar
• El coste estimado
• Las condiciones de pago
• El plazo de entrega

Piensa en ella como un presupuesto detallado con formato de factura. Dice "esto es lo que costará" en lugar de "nos debes este importe".

Factura proforma vs. factura ordinaria

Cuándo usar una factura proforma

1. Comercio internacional

Las facturas proforma son habituales en operaciones de importación y exportación. Las autoridades aduaneras suelen exigirlas para:

• Calcular aranceles e impuestos
• Tramitar permisos de importación
• Verificar el valor declarado de las mercancías

2. Aprobación del cliente antes de empezar

Envía una factura proforma cuando:

• El cliente solicita un desglose formal de costes antes de comprometerse
• Necesitas aprobación por escrito del alcance y los precios
• El proyecto es lo suficientemente grande como para justificar una propuesta formal

3. Solicitar un anticipo

Usa la factura proforma para pedir un pago por adelantado antes de iniciar el trabajo. Una vez recibido el anticipo, conviértela en factura ordinaria.

4. Aprobación presupuestaria interna

Las grandes empresas suelen necesitar una factura proforma para obtener la aprobación presupuestaria interna antes de emitir una orden de compra.

Qué incluir en una factura proforma

La factura proforma contiene los mismos elementos que una factura ordinaria, con estas adiciones:

1. Encabezado "FACTURA PROFORMA" — Claramente identificada para que no se confunda con una factura real
2. Periodo de validez — "Este presupuesto es válido durante 30 días"
3. Todos los campos habituales — Emisor, cliente, conceptos, totales
4. Términos y condiciones — Limitaciones del alcance, política de revisiones
5. Fecha estimada de entrega — Cuándo se entregarán los bienes o servicios

Crea una factura proforma

Puedes crear una factura proforma con InvoiceNeat añadiendo "PROFORMA" al número de factura o a la sección de observaciones:

Ejemplo de factura proforma

Así es como se ve una factura proforma típica:

FACTURA PROFORMA
PRO-2026-001

De: Tu Razón Social
Para: Empresa del Cliente

Fecha: 15 de marzo de 2026
Válida hasta: 14 de abril de 2026

Descripción              Ud.    Precio     Importe
─────────────────────────────────────────────────
Desarrollo web            1    5.000 EUR   5.000 EUR
Configuración SEO         1    1.200 EUR   1.200 EUR
Redacción (10 págs.)     10      150 EUR   1.500 EUR
─────────────────────────────────────────────────
Base imponible                              7.700 EUR
IVA (21%)                                   1.617 EUR
Total                                       9.317 EUR

Condiciones: Se requiere un anticipo del 50% para
             iniciar el trabajo.
             Saldo a pagar a la finalización.
             Este documento es una factura proforma
             y no constituye una solicitud de pago.

Cómo convertir la proforma en factura definitiva

Una vez que el cliente aprueba y el trabajo comienza:

1. Mantiene los mismos conceptos y precios
2. Cambia el encabezado de "FACTURA PROFORMA" a "FACTURA"
3. Asigna un número de factura real (FAC-001, no PRO-001)
4. Actualiza la fecha a la fecha actual
5. Establece las condiciones de pago y la fecha de vencimiento definitivas

Preguntas frecuentes

¿Es lo mismo una factura proforma que un presupuesto?

Son parecidos pero no idénticos. Un presupuesto es menos formal y puede no incluir todos los datos propios de una factura. La factura proforma sigue exactamente el formato de factura, lo que facilita al departamento de administración del cliente su tramitación.

¿Puedo usar una factura proforma para cobrar?

Técnicamente no — no es una solicitud de pago con validez legal. Sin embargo, muchos negocios la usan para solicitar anticipos con el entendimiento de que la factura definitiva se emitirá posteriormente.

¿Las facturas proforma necesitan numeración correlativa?

Sí, para tu propia organización, pero deben usar un prefijo diferente (PRO- en lugar de FAC-) para evitar confusiones con las facturas reales.