Factura proforma: que es, cuando usarla y plantilla gratuita

Una factura proforma tiene el aspecto de una factura, pero no lo es — al menos no legalmente. Entender la diferencia te evitara errores contables y malentendidos con los clientes.

Que es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento preliminar que se envia al comprador antes de entregar los bienes o prestar los servicios. Detalla:

Que se va a proporcionar
El coste estimado
Las condiciones de pago
El plazo de entrega

Piensa en ella como un presupuesto detallado con formato de factura. Dice "esto es lo que costara" en lugar de "nos debes este importe".

Factura proforma vs. factura ordinaria

	Factura proforma	Factura ordinaria
Finalidad	Estimacion / propuesta	Solicitud de pago
Vinculante legalmente	No	Si
Cuando se emite	Antes del trabajo o la entrega	Despues del trabajo o la entrega
Se registra como ingreso	No	Si
Se puede modificar	Si, libremente	Solo mediante nota de credito
Valida a efectos fiscales	No	Si

Cuando usar una factura proforma

1. Comercio internacional

Las facturas proforma son habituales en operaciones de importacion y exportacion. Las autoridades aduaneras suelen exigirlas para:

Calcular aranceles e impuestos
Tramitar permisos de importacion
Verificar el valor declarado de las mercancias

2. Aprobacion del cliente antes de empezar

Envia una factura proforma cuando:

El cliente solicita un desglose formal de costes antes de comprometerse
Necesitas aprobacion por escrito del alcance y los precios
El proyecto es lo suficientemente grande como para justificar una propuesta formal

3. Solicitar un anticipo

Usa la factura proforma para pedir un pago por adelantado antes de iniciar el trabajo. Una vez recibido el anticipo, conviertela en factura ordinaria.

4. Aprobacion presupuestaria interna

Las grandes empresas suelen necesitar una factura proforma para obtener la aprobacion presupuestaria interna antes de emitir una orden de compra.

Que incluir en una factura proforma

La factura proforma contiene los mismos elementos que una factura ordinaria, con estas adiciones:

Encabezado "FACTURA PROFORMA" — Claramente identificada para que no se confunda con una factura real
Periodo de validez — "Este presupuesto es valido durante 30 dias"
Todos los campos habituales — Emisor, cliente, conceptos, totales
Terminos y condiciones — Limitaciones del alcance, politica de revisiones
Fecha estimada de entrega — Cuando se entregaran los bienes o servicios

Crea una factura proforma

Puedes crear una factura proforma con InvoiceNeat anadiendo "PROFORMA" al numero de factura o a la seccion de observaciones:

Ejemplo de factura proforma

Asi es como se ve una factura proforma tipica:

FACTURA PROFORMA
PRO-2026-001

De: Tu Razon Social
Para: Empresa del Cliente

Fecha: 15 de marzo de 2026
Valida hasta: 14 de abril de 2026

Descripcion              Ud.    Precio     Importe
─────────────────────────────────────────────────
Desarrollo web            1    5.000 EUR   5.000 EUR
Configuracion SEO         1    1.200 EUR   1.200 EUR
Redaccion (10 pags.)     10      150 EUR   1.500 EUR
─────────────────────────────────────────────────
Base imponible                              7.700 EUR
IVA (21%)                                   1.617 EUR
Total                                       9.317 EUR

Condiciones: Se requiere un anticipo del 50% para
             iniciar el trabajo.
             Saldo a pagar a la finalizacion.
             Este documento es una factura proforma
             y no constituye una solicitud de pago.

Como convertir la proforma en factura definitiva

Una vez que el cliente aprueba y el trabajo comienza:

Mantiene los mismos conceptos y precios
Cambia el encabezado de "FACTURA PROFORMA" a "FACTURA"
Asigna un numero de factura real (FAC-001, no PRO-001)
Actualiza la fecha a la fecha actual
Establece las condiciones de pago y la fecha de vencimiento definitivas

Preguntas frecuentes

Es lo mismo una factura proforma que un presupuesto?

Son parecidos pero no identicos. Un presupuesto es menos formal y puede no incluir todos los datos propios de una factura. La factura proforma sigue exactamente el formato de factura, lo que facilita al departamento de administracion del cliente su tramitacion.

Puedo usar una factura proforma para cobrar?

Tecnicamente no — no es una solicitud de pago con validez legal. Sin embargo, muchos negocios la usan para solicitar anticipos con el entendimiento de que la factura definitiva se emitira posteriormente.

Las facturas proforma necesitan numeracion correlativa?

Si, para tu propia organizacion, pero deben usar un prefijo diferente (PRO- en lugar de FAC-) para evitar confusiones con las facturas reales.