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Fattura Proforma: Cos'è e Quando Usarla

Di InvoiceNeat Team · 6 aprile 2026

Una fattura proforma sembra una fattura ma non lo è — almeno non sul piano fiscale. Capire la differenza ti evita errori contabili e malintesi con il cliente.

Cos'è una Fattura Proforma?

Una fattura proforma è un documento preliminare inviato all'acquirente prima della consegna dei beni o dell'esecuzione dei servizi. Indica:

  • Cosa verrà fornito
  • Il costo stimato
  • I termini di pagamento
  • La tempistica di consegna

Pensala come un preventivo dettagliato in formato fattura. Dice "questo è quanto costerà" anziché "tu mi devi questo importo".

Fattura Proforma vs Fattura Ordinaria

Fattura ProformaFattura Ordinaria
FunzioneStima / propostaRichiesta di pagamento
VincolanteNoSì
Quando si inviaPrima del lavoro/consegnaDopo il lavoro/consegna
Conta come ricavoNoSì
ModificabileSì, liberamenteSolo con nota di credito
Rilevanza fiscaleNoSì

La trattazione fiscale specifica della proforma può variare per Paese e settore — verifica con il tuo commercialista per la tua situazione.

Quando Usare una Fattura Proforma

1. Commercio Internazionale

Le fatture proforma sono standard nell'import/export. Le autorità doganali spesso le richiedono per:

  • Calcolare dazi e imposte
  • Elaborare i permessi di importazione
  • Verificare il valore dichiarato della merce

2. Approvazione del Cliente Prima di Iniziare

Invia una fattura proforma quando:

  • Un cliente chiede una distinta costi formale prima di impegnarsi
  • Ti serve un'approvazione scritta su ambito e prezzo
  • Il progetto è abbastanza grande da giustificare una proposta formale

3. Richiesta di Acconto

Usa una fattura proforma per chiedere un pagamento anticipato prima di iniziare il lavoro. Una volta ricevuto l'acconto, la converti in una fattura ordinaria (o emetti una fattura di acconto secondo la prassi applicabile).

4. Approvazione Interna del Budget

Le grandi aziende spesso hanno bisogno di una fattura proforma per ottenere l'approvazione interna del budget prima di emettere un ordine d'acquisto.

Cosa Includere in una Fattura Proforma

Una fattura proforma contiene gli stessi elementi di una fattura ordinaria, più:

  1. Intestazione "FATTURA PROFORMA" — Chiaramente etichettata per non confonderla con una fattura ordinaria
  2. Periodo di validità — "Questa stima è valida per 30 giorni"
  3. Tutti i campi standard — Mittente, cliente, voci, totali
  4. Termini e condizioni — Limiti dell'ambito, politica di revisione
  5. Data di consegna stimata — Quando lavoro/merce saranno consegnati

Crea una Fattura Proforma

Puoi creare una fattura proforma con InvoiceNeat aggiungendo "PROFORMA" al numero fattura o alla sezione note:

Esempio di Fattura Proforma

Ecco cosa contiene tipicamente una fattura proforma:

FATTURA PROFORMA
PRO-2026-001

Da: Nome della Tua Attività
A: Azienda Cliente

Data: 15 marzo 2026
Valida fino al: 14 aprile 2026

Descrizione               Qt    Tariffa   Importo
─────────────────────────────────────────────────
Sviluppo sito web          1    €5.000    €5.000
Setup SEO                  1    €1.200    €1.200
Stesura contenuti (10 pg)  10   €150      €1.500
─────────────────────────────────────────────────
Subtotale                                 €7.700
IVA (22%)                                 €1.694
Totale                                    €9.394

Termini: 50% di acconto per iniziare il lavoro.
         Saldo a completamento del progetto.
         Questa è una fattura proforma e non
         costituisce richiesta di pagamento.

Convertire la Proforma in Fattura Definitiva

Una volta che il cliente approva e il lavoro inizia:

  1. Mantieni le stesse voci e gli stessi prezzi
  2. Cambia il tipo di documento da "FATTURA PROFORMA" a "FATTURA"
  3. Assegna un numero fattura reale (INV-001, non PRO-001)
  4. Aggiorna la data alla data corrente
  5. Imposta i termini di pagamento effettivi e la data di scadenza

Domande Comuni

La fattura proforma è uguale al preventivo?

Simile ma non identica. Un preventivo è meno formale e può non includere tutti i dettagli tipici di una fattura. Una proforma segue esattamente il formato della fattura, rendendo più facile per la contabilità del cliente processarla.

Posso usare una fattura proforma per incassare un pagamento?

Tecnicamente no — non è una richiesta di pagamento giuridicamente rilevante. Tuttavia, molte aziende la usano per chiedere acconti, con l'intesa che seguirà una fattura definitiva. Verifica con il commercialista come trattare correttamente l'incasso.

Le fatture proforma devono avere numeri sequenziali?

Sì, per la tua organizzazione, ma dovrebbero usare un prefisso diverso (PRO- invece di INV-) per evitare confusione con le fatture reali.

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