Fatura proforma: o que é e quando usar

A fatura proforma parece uma fatura — mas não é, pelo menos não no sentido jurídico. Entender essa diferença evita confusão com o financeiro do cliente e erro contábil do seu lado.

O que é fatura proforma

A fatura proforma é um documento preliminar enviado ao comprador antes da entrega de mercadoria ou prestação de serviço. Ela detalha:

O que vai ser fornecido
O custo estimado
As condições de pagamento
O prazo de entrega

Pense nela como um orçamento detalhado em formato de fatura. Em vez de "você deve esse valor", ela diz "esse vai ser o custo".

Fatura proforma vs fatura vs NF-e

No Brasil precisamos diferenciar três coisas:

	Fatura proforma	Fatura comum	NF-e / NFS-e
Finalidade	Estimativa / proposta	Cobrança	Documento fiscal oficial
Vinculante	Não	Sim	Sim
Quando emite	Antes do trabalho	Depois do trabalho	Conforme operação fiscal
Vai para a contabilidade	Não	Sim, no auxiliar	Sim, oficial
Pode alterar	Livre	Só com nota de crédito	Pelo sistema oficial (cancelamento)
Vale para imposto	Não	Auxiliar	Sim
Onde emite	Qualquer ferramenta	Qualquer ferramenta	Sistema da Prefeitura ou Receita

Quando usar fatura proforma

1. Comércio internacional

Fatura proforma é padrão em importação e exportação. As autoridades alfandegárias geralmente exigem para:

Calcular impostos e taxas alfandegárias
Processar licença de importação
Verificar o valor declarado da mercadoria

2. Aprovação do cliente antes de começar

Mande fatura proforma quando:

O cliente pede um detalhamento formal de custos antes de aprovar
Você precisa aprovação por escrito do escopo e do valor
O projeto é grande o suficiente para justificar formalidade

3. Pedido de entrada (sinal)

Use fatura proforma para pedir adiantamento antes de começar o trabalho. Quando o sinal entra, você emite a fatura comum (ou a NFS-e, se aplicável) referente à parcela paga.

4. Aprovação interna do cliente

Empresa grande costuma precisar de fatura proforma para conseguir aprovação de verba interna antes de emitir o pedido de compra.

O que colocar na fatura proforma

Tem os mesmos campos da fatura comum, com alguns extras:

Cabeçalho "FATURA PROFORMA" — bem destacado para não confundir
Validade — "Esta proposta é válida por 30 dias"
Campos padrão — emitente, cliente, itens, totais
Condições — limites de escopo, política de revisão
Prazo de entrega previsto — quando o trabalho ou produto ficam prontos

Crie uma fatura proforma

Você pode criar uma fatura proforma no InvoiceNeat colocando "PROFORMA" no número da fatura ou no campo de observações:

Exemplo de fatura proforma

Como costuma ficar uma fatura proforma típica:

FATURA PROFORMA
PRO-2026-001

De: Sua Razão Social
    CNPJ: 12.345.678/0001-90
Para: Empresa Cliente Ltda.
      CNPJ: 98.765.432/0001-00

Data: 15 de março de 2026
Válido até: 14 de abril de 2026

Descrição              Qtd    Valor      Total
─────────────────────────────────────────────────
Desenvolvimento de site   1   R$ 12.000  R$ 12.000
Configuração de SEO       1   R$ 2.800   R$  2.800
Conteúdo (10 páginas)    10   R$ 350     R$  3.500
─────────────────────────────────────────────────
Subtotal                                R$ 18.300
ISS (5%)                                R$    915
Total                                   R$ 19.215

Condições: 50% de entrada para começar.
           Saldo na entrega do projeto.
           Esta é uma fatura proforma, não
           uma cobrança. A NFS-e oficial será
           emitida na efetivação.

Como converter fatura proforma em fatura final

Quando o cliente aprova e o trabalho começa:

Mantenha os mesmos itens e valores
Mude o cabeçalho de "FATURA PROFORMA" para "FATURA"
Use número de fatura definitivo (FAT-001, não PRO-001)
Atualize a data para a data atual
Defina prazo e data de vencimento reais
Se aplicável, emita a NFS-e pelo sistema da prefeitura — ela é o documento fiscal oficial; a fatura comum é só auxiliar

Perguntas comuns

Fatura proforma é igual a orçamento?

Parecidas, não idênticas. O orçamento costuma ser mais informal e pode não ter todos os detalhes que uma fatura tem. A fatura proforma segue o formato exato de fatura, o que facilita para o financeiro do cliente processar internamente.

Posso usar fatura proforma para cobrar?

Tecnicamente não — não é uma cobrança jurídica. Na prática, muitas empresas usam para pedir entrada, com a combinação de que a fatura final (e a NFS-e, se aplicável) virá depois.

Fatura proforma precisa ter número sequencial?

Sim, para sua organização. Mas use prefixo diferente (PRO- em vez de FAT-) para não confundir com fatura de verdade na sua sequência fiscal.