形式发票（Proforma Invoice）：定义、用途和免费模板

形式发票看起来像发票，但在法律上并不是发票。理解两者的区别可以避免会计错误和客户困惑。

什么是形式发票？

形式发票（Proforma Invoice） 是在交付货物或提供服务之前发送给买方的预备文件。它概述：

将要提供什么
预估费用
付款条款
交付时间表

可以把它理解为发票格式的详细报价。它表达的是"这将花费多少"，而不是"你欠这笔钱"。

形式发票 vs 正式发票

| | 形式发票 | 正式发票 | |---|---------|---------| | 目的 | 估价/提案 | 付款请求 | | 法律约束力 | 无 | 有 | | 发送时间 | 工作/交付之前 | 工作/交付之后 | | 记录为收入 | 否 | 是 | | 可以修改 | 可以随意修改 | 只能通过贷项通知 | | 用于报税 | 否 | 是 |

何时使用形式发票

1. 国际贸易

形式发票是进出口贸易的标准做法。海关当局通常需要它来：

评估关税和税费
处理进口许可证
核实货物的申报价值

2. 开工前获得客户批准

在以下情况发送形式发票：

客户要求在承诺之前提供正式的费用明细
你需要对范围和定价的书面批准
项目足够大，值得提交正式提案

3. 收取定金

使用形式发票在开工前请求预付款。收到定金后，将其转换为正式发票。

4. 内部预算审批

大公司通常需要形式发票来获得内部预算批准，然后再发出采购订单。

形式发票应包含什么

形式发票包含与正式发票相同的要素，另加：

"PROFORMA INVOICE" 标题 — 清楚标注，以免与正式发票混淆
有效期 — "此报价有效期 30 天"
所有标准字段 — 发件人、客户、明细项、合计
条款和条件 — 范围限制、修改政策
预计交付日期 — 工作/货物何时交付

创建形式发票

你可以使用 InvoiceNeat 创建形式发票，在发票编号或备注中添加 "PROFORMA" 即可：

形式发票示例

典型的形式发票包含：

形式发票 PROFORMA INVOICE
PRO-2026-001

发件人：你的企业名称
收件人：客户公司

日期：2026 年 3 月 15 日
有效期至：2026 年 4 月 14 日

描述                    数量   单价      金额
─────────────────────────────────────────────
网站开发                 1    $5,000    $5,000
SEO 设置                1    $1,200    $1,200
内容撰写（10 页）        10   $150      $1,500
─────────────────────────────────────────────
小计                                   $7,700
税费 (8%)                               $616
合计                                   $8,316

条款：开工前需支付 50% 定金。
      项目完成后支付余额。
      这是形式发票，不是付款请求。

将形式发票转为正式发票

客户批准并开始工作后：

保持相同的明细项和定价
将文件类型从 "PROFORMA INVOICE" 改为 "INVOICE"
分配正式发票编号（INV-001，不是 PRO-001）
将日期更新为当前日期
设置实际付款条款和到期日期

常见问题

形式发票和报价单一样吗？

相似但不完全相同。报价单不那么正式，可能不包含所有类似发票的细节。形式发票完全遵循发票格式，更便于客户的会计部门处理。

我可以用形式发票来收款吗？

从技术上讲不行 — 它不是法律上的付款请求。然而，许多企业用它来请求定金，双方理解最终会开具正式发票。

形式发票需要顺序编号吗？

是的，为了你自己的管理，但应使用不同的前缀（PRO- 而不是 INV-）以避免与正式发票混淆。