Rechnungsstellung als Einzelunternehmer: Was Sie wissen müssen

Als Einzelunternehmer sind Sie das Unternehmen. Das bedeutet: Die gesamte Rechnungsstellung liegt in Ihrer Hand — keine Buchhaltungsabteilung, keine vorinstallierte Software. Die gute Nachricht? Es ist einfacher, als Sie denken.

Müssen Einzelunternehmer Rechnungen ausstellen?

Ja. Auch als Ein-Personen-Betrieb sind Rechnungen unverzichtbar:

• Zahlungseingang sichern — Auftraggeber benötigen ein formelles Dokument zur Zahlungsabwicklung
• Steuerliche Nachweispflicht — Das Finanzamt erwartet lückenlose Einkommensdokumentation (GoBD-Konformität)
• Rechtliche Absicherung — Rechnungen dienen als Nachweis vereinbarter Leistungen und Preise
• Professionalität — Auftraggeber nehmen Sie ernst, wenn Sie ordnungsgemäß abrechnen

Welchen Namen verwende ich auf der Rechnung?

Das hängt von Ihrer Geschäftsform ab:

• Ihr bürgerlicher Name — Wenn Sie unter Ihrem Klarnamen tätig sind (z. B. „Max Mustermann")
• Geschäftsbezeichnung — Wenn Sie einen Firmennamen verwenden (z. B. „Max Mustermann Webdesign")
• Beides — Viele Einzelunternehmer kombinieren: „Max Mustermann — Webdesign"

Wichtig: Der Name auf Ihrer Rechnung muss mit dem beim Finanzamt registrierten Namen übereinstimmen, um Probleme zu vermeiden.

Pflichtangaben auf der Einzelunternehmer-Rechnung

Ihre Rechnung muss gemäß § 14 UStG enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Fortlaufende Rechnungsnummer (RE-001, RE-002)
4. Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
5. Detaillierte Leistungsbeschreibung mit Leistungszeitraum
6. Stundensatz oder Projektpreis
7. Nettobetrag, Umsatzsteuer (19 % oder 7 %) und Bruttobetrag
8. Steuernummer oder USt-IdNr.
9. Zahlungsbedingungen (14 Tage netto, 30 Tage netto)
10. Bankverbindung (IBAN und BIC)

Optional, aber empfehlenswert

• Ihr Logo oder Markenzeichen
• Hinweis auf Zahlungsverzugsfolgen
• Skonto-Angebot (z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen")
• Danksagung oder persönliche Notiz

Rechnung als Einzelunternehmer erstellen

Sie brauchen keine teure Software. InvoiceNeat ist kostenlos und eignet sich perfekt für Einzelunternehmer:

Steuerliche Aspekte für Einzelunternehmer

Umsatzsteuer: Müssen Sie USt ausweisen?

Das hängt ab von:

• Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) — Bei einem Vorjahresumsatz unter 25.000 € und einem Umsatz im laufenden Jahr unter 100.000 € können Sie auf die USt-Erhebung verzichten. In diesem Fall muss der Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG" auf der Rechnung stehen.
• Regelbesteuerung — Bei höherem Umsatz müssen Sie 19 % (bzw. 7 % ermäßigt) USt ausweisen und ans Finanzamt abführen.
• Art der Leistung — Manche Leistungen sind von der USt befreit (z. B. bestimmte Bildungsleistungen).

Im Zweifel konsultieren Sie einen Steuerberater. Das ist günstiger als Nachzahlungen und Bußgelder.

Einnahmen für die Steuererklärung dokumentieren

Jede ausgestellte Rechnung ist steuerpflichtiges Einkommen. Führen Sie Aufzeichnungen über:

• Alle versendeten Rechnungen (mit Datum und Betrag)
• Alle eingegangenen Zahlungen
• Alle projektbezogenen Ausgaben

Die JSON-Exportfunktion von InvoiceNeat ermöglicht es Ihnen, alle Rechnungsdaten für die Steuererklärung zu sichern.

Einzelunternehmen vs. GmbH: Auswirkungen auf die Rechnungsstellung

Der Rechnungsstellungsprozess ist weitgehend identisch. Die wesentlichen Unterschiede:

Warum dann eine GmbH gründen? In erster Linie wegen der Haftungsbeschränkung. Das ist jedoch eine rechtliche Frage, keine Frage der Rechnungsstellung.

5 Rechnungstipps für Einzelunternehmer

1. Rechnung sofort stellen — Warten Sie nicht bis zum Monatsende
2. Standardangaben speichern — Hinterlegen Sie Ihre Geschäftsdaten, damit Sie sie nicht jedes Mal neu eingeben müssen
3. Halten Sie es einfach — Name, Leistungsbeschreibung, Betrag, Zahlungsbedingungen — mehr braucht es nicht
4. Alles sichern — Exportieren Sie Rechnungen als JSON oder PDF und speichern Sie sie in der Cloud
5. Geschäftlich und privat trennen — Nutzen Sie ein separates Geschäftskonto für Ihre Einnahmen

Häufige Fragen

Brauche ich ein Geschäftskonto? Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Es vereinfacht die Buchhaltung und wirkt professioneller auf Rechnungen.

Brauche ich ein Gewerbe? Wenn Sie gewerblich tätig sind, ist ein Gewerbeschein Pflicht. Freiberufler (z. B. Grafiker, Berater, Journalisten) benötigen keinen Gewerbeschein, müssen sich aber beim Finanzamt anmelden.

Wie rechne ich mit ausländischen Auftraggebern ab? Stellen Sie die Rechnung nach Möglichkeit in der Währung des Auftraggebers (InvoiceNeat unterstützt 17 Währungen). Geben Sie Ihre IBAN und BIC für internationale Überweisungen an. Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland gilt das Reverse-Charge-Verfahren — die USt entfällt, stattdessen vermerken Sie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG".