Proforma-Rechnung: Definition, Einsatz und kostenlose Vorlage

Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung — ist aber rechtlich gesehen keine. Den Unterschied zu verstehen, bewahrt Sie vor Buchhaltungsfehlern und Missverständnissen mit Auftraggebern.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument, das einem Käufer vor Lieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung zugestellt wird. Sie enthält:

Was geliefert bzw. geleistet wird
Die voraussichtlichen Kosten
Zahlungsbedingungen
Liefertermin bzw. Leistungszeitraum

Betrachten Sie sie als detaillierten Kostenvoranschlag im Rechnungsformat. Sie sagt „Das wird es kosten" — nicht „Sie schulden diesen Betrag."

Proforma-Rechnung vs. reguläre Rechnung

	Proforma-Rechnung	Reguläre Rechnung
Zweck	Kostenschätzung / Angebot	Zahlungsaufforderung
Rechtsverbindlich	Nein	Ja
Zeitpunkt	Vor Leistungserbringung	Nach Leistungserbringung
Als Umsatz erfasst	Nein	Ja
Änderbar	Ja, ohne Einschränkung	Nur per Stornorechnung/Gutschrift
Steuerlich relevant	Nein (kein Vorsteuerabzug möglich)	Ja

Wann eine Proforma-Rechnung verwenden

1. Internationaler Handel

Proforma-Rechnungen sind im Import/Export-Geschäft Standard. Zollbehörden benötigen sie häufig, um:

Zölle und Einfuhrumsatzsteuer zu berechnen
Einfuhrgenehmigungen zu bearbeiten
Den deklarierten Warenwert zu prüfen

2. Auftragsbestätigung vor Projektbeginn

Senden Sie eine Proforma-Rechnung, wenn:

Ein Auftraggeber eine formelle Kostenaufstellung vor Beauftragung wünscht
Sie eine schriftliche Freigabe von Umfang und Preis benötigen
Das Projekt groß genug für ein formelles Angebot ist

3. Anzahlung sichern

Verwenden Sie eine Proforma-Rechnung, um eine Vorauszahlung vor Projektbeginn anzufordern. Nach Eingang der Anzahlung wandeln Sie sie in eine reguläre Rechnung um.

4. Interne Budgetfreigabe

Größere Unternehmen benötigen oft eine Proforma-Rechnung für die interne Budgetfreigabe, bevor eine Bestellung ausgelöst wird.

Was gehört auf eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung enthält dieselben Elemente wie eine reguläre Rechnung, ergänzt um:

Kennzeichnung „PROFORMA-RECHNUNG" — Deutlich erkennbar, damit keine Verwechslung mit einer echten Rechnung entsteht
Gültigkeitsdauer — „Dieses Angebot ist 30 Tage gültig"
Alle Standardfelder — Absender, Empfänger, Positionen, Gesamtbeträge
Allgemeine Geschäftsbedingungen — Leistungsumfang, Änderungsvorbehalte
Voraussichtlicher Liefertermin — Wann die Ware/Leistung bereitgestellt wird

Proforma-Rechnung erstellen

Sie können eine Proforma-Rechnung mit InvoiceNeat erstellen, indem Sie „PROFORMA" in die Rechnungsnummer oder den Hinweisbereich einfügen:

Beispiel einer Proforma-Rechnung

So sieht eine typische Proforma-Rechnung aus:

PROFORMA-RECHNUNG
PRO-2026-001

Von: Ihre Firma
An: Auftraggeber GmbH

Datum: 15. März 2026
Gültig bis: 14. April 2026

Beschreibung              Menge  Einzelpreis  Betrag
─────────────────────────────────────────────────────
Website-Entwicklung        1     5.000 €      5.000 €
SEO-Einrichtung            1     1.200 €      1.200 €
Content-Erstellung (10 S.) 10    150 €        1.500 €
─────────────────────────────────────────────────────
Nettobetrag                                  7.700 €
USt (19 %)                                   1.463 €
Bruttobetrag                                 9.163 €

Bedingungen: 50 % Anzahlung vor Projektbeginn.
             Restbetrag fällig bei Projektabschluss.
             Dies ist eine Proforma-Rechnung und
             keine Zahlungsaufforderung.

Proforma-Rechnung in endgültige Rechnung umwandeln

Sobald der Auftraggeber zustimmt und die Arbeit beginnt:

Positionen und Preise beibehalten
Dokumententyp von „PROFORMA-RECHNUNG" in „RECHNUNG" ändern
Eine echte Rechnungsnummer vergeben (RE-001, nicht PRO-001)
Datum auf das aktuelle Datum aktualisieren
Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum festlegen

Häufige Fragen

Ist eine Proforma-Rechnung dasselbe wie ein Angebot?

Ähnlich, aber nicht identisch. Ein Angebot (Kostenvoranschlag) ist weniger formell und enthält möglicherweise nicht alle rechnungstypischen Details. Eine Proforma-Rechnung folgt exakt dem Rechnungsformat und lässt sich dadurch von der Buchhaltung des Auftraggebers einfacher verarbeiten.

Kann ich mit einer Proforma-Rechnung eine Zahlung einfordern?

Formal nein — sie ist keine rechtsverbindliche Zahlungsaufforderung. In der Praxis verwenden viele Unternehmen sie jedoch, um Anzahlungen anzufordern, mit der Vereinbarung, dass eine endgültige Rechnung folgt.

Brauchen Proforma-Rechnungen fortlaufende Nummern?

Ja, zur eigenen Organisation schon, aber sie sollten einen eigenen Nummernkreis verwenden (PRO- statt RE-), um Verwechslungen mit echten Rechnungen zu vermeiden.

Berechtigt eine Proforma-Rechnung zum Vorsteuerabzug?

Nein. Der Vorsteuerabzug ist ausschließlich mit einer ordnungsgemäßen Rechnung gemäß § 14 UStG möglich. Eine Proforma-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht.