Was ist eine Rechnung? Definition und Pflichtangaben

Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, mit dem Sie als Leistungserbringer Ihre erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren gegenüber einem Auftraggeber abrechnen. Sie listet auf, was geleistet wurde, welcher Betrag fällig ist, bis wann gezahlt werden soll und wie die Zahlung erfolgen kann.

Ob Sie als Freiberufler Ihre erste Rechnung schreiben oder als Kleinunternehmer von Excel-Tabellen auf ein richtiges Werkzeug wechseln möchten — dieser Leitfaden erklärt, was eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss und wie Sie sie professionell versenden.

Was zählt als Rechnung?

Eine Rechnung ist eine formelle Zahlungsaufforderung. Drei Merkmale definieren sie:

1. Sie wird nach (oder kurz vor) Leistungserbringung versandt.
2. Sie nennt einen konkreten geschuldeten Betrag eines bestimmten Schuldners.
3. Sie enthält ein Fälligkeitsdatum oder klare Zahlungsbedingungen.

Ein Angebot wird hingegen vor Arbeitsbeginn versandt und schlägt einen Preis vor. Eine Quittung wird nach Zahlungseingang als Nachweis ausgestellt. Die Rechnung steht dazwischen: die eigentliche Abrechnung.

Pflichtangaben gemäß § 14 UStG

Eine ordnungsgemäße Rechnung in Deutschland muss diese Felder enthalten. Fehlt eines davon, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug Ihres Kunden verweigern.

Optional, aber empfohlen: Bestellnummer (PO) falls vorhanden, Hinweis auf Zahlungsbedingungen („30 Tage netto", „Verzugszinsen ab Fälligkeit") und eine kurze Dankesnotiz.

Kleinunternehmer: Wenn Sie nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, geben Sie keine USt aus, sondern weisen darauf hin: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Beispiel: Rechnung einer freiberuflichen Designerin

Eine Grafikdesignerin schließt eine dreiseitige Broschüre für einen Kunden ab. Ihre Rechnung könnte so aussehen:

• Ausgestellt am: 1. April 2026 | Fällig am: 1. Mai 2026 (30 Tage netto)
• Rechnungs-Nr.: RE-2026-014
• Positionen:
  • Logo-Konzept (2 Korrekturrunden) — 6 Std. × 85 € = 510 €
  • Broschürenlayout (3 Seiten) — 8 Std. × 85 € = 680 €
  • Druckfertige Dateien (PDF + Quelldateien) — inklusive
• Nettobetrag: 1.190 € | USt (19 %): 226,10 € | Bruttobetrag: 1.416,10 €
• Zahlbar an: IBAN DE… (Angaben im Fußbereich)

Das ist eine vollständige Rechnung. Fehlt eine Angabe, wird der Kunde häufig nachfragen — und die Zahlung verzögert sich.

Rechnung vs. Quittung vs. Angebot

Diese drei Dokumente werden oft verwechselt, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen:

• Angebot (Kostenvoranschlag): Wird vor Auftragsbeginn versandt. Schlägt einen Preis vor. Begründet keine Zahlungspflicht.
• Rechnung: Wird bei oder nach Leistungserbringung versandt. Fordert Zahlung bis zu einem bestimmten Datum.
• Quittung: Wird nach Zahlungseingang ausgestellt. Bestätigt die Transaktion.

Für einen detaillierten Vergleich siehe Rechnung vs. Quittung: Unterschiede.

Rechnung versenden: der Ablauf

Der einfachste Prozess für Freiberufler und Kleinunternehmer:

1. Werkzeug wählen — Ein kostenloser Rechnungsgenerator wie InvoiceNeat erspart Ihnen das manuelle Rechnen und unterschiedliche Formatierungen, die Word- oder Excel-Vorlagen mit sich bringen.
2. Stammdaten einmal hinterlegen — Firmenname, Logo, Steuernummer und Bankverbindung werden bei jeder folgenden Rechnung wiederverwendet.
3. Kunden und Positionen ergänzen — Bezeichnung, Menge, Einzelpreis. USt und Gesamtbetrag werden automatisch berechnet.
4. Zahlungsbedingungen festlegen — „14 Tage netto" oder „30 Tage netto" sind im DACH-Raum üblich.
5. PDF herunterladen und per E-Mail versenden — An eine kurze, freundliche Nachricht anhängen.
6. Bei Verzug nachfassen — Eine Zahlungserinnerung nach Ablauf der Frist ist üblich und erwartet.

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Rechnung erstellen: Anleitung für Selbstständige.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Rechnung ein rechtliches Dokument?

Ja. Eine Rechnung begründet eine Zahlungspflicht des Käufers in Höhe des ausgewiesenen Betrags zu den vereinbarten Bedingungen. In Deutschland ist sie zudem nach § 14 UStG vorgeschrieben und unterliegt der GoBD-konformen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Brauche ich eine Rechnungsnummer?

Ja. § 14 Abs. 4 UStG verlangt eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer. Sie hilft auch Ihnen und dem Kunden bei der Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen. Übliche Formate sind RE-JJJJ-NNN (z. B. RE-2026-001). Mehr dazu unter Rechnungsnummer richtig vergeben.

Darf ich eine Rechnung vor Leistungserbringung versenden?

Ja — das nennt sich Vorausrechnung oder Anzahlungsrechnung und ist bei Projekten mit Anzahlung üblich. Der Restbetrag wird nach Lieferung in der Schlussrechnung abgerechnet. Eine unverbindliche Voraus-Aufstellung heißt Proforma-Rechnung.

Wie schnell muss der Kunde zahlen?

Das hängt von Ihren Zahlungsbedingungen ab. Üblich sind im DACH-Raum „14 Tage netto" und „30 Tage netto". Ohne ausdrückliche Vereinbarung gilt nach § 286 BGB eine Zahlungsfrist von 30 Tagen ab Rechnungseingang. Siehe Net 30 Zahlungsbedingungen.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Quittung?

Eine Rechnung fordert Zahlung; eine Quittung bestätigt den Eingang einer Zahlung. Eine Rechnung kommt vor der Zahlung, eine Quittung danach. Im Privatgebrauch werden die Begriffe manchmal vermischt — im Geschäftsverkehr sind sie klar getrennt.

Kann ich ein kostenloses Werkzeug für geschäftliche Rechnungen nutzen?

Ja. Kostenlose Rechnungsgeneratoren erzeugen Dokumente, die für Geschäftszwecke und gegenüber dem Finanzamt vollständig gültig sind — sie verwenden dasselbe Format wie kostenpflichtige Software. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben enthalten sind und die GoBD-Anforderungen eingehalten werden. Probieren Sie den kostenlosen InvoiceNeat-Rechnungsgenerator — ohne Registrierung.

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