Cómo hacer una nómina: guía paso a paso gratis
Una nómina es el justificante de un sueldo: refleja lo que se ha devengado, lo que se ha retenido y lo que se ha cobrado realmente. Tanto si llevas la nómina de un equipo pequeño como si eres autónomo y necesitas un justificante de ingresos para alquilar un piso, en esta guía verás exactamente qué debe llevar una nómina y cómo crearla.
¿Qué es una nómina?
La nómina (también llamada recibo de nómina o recibo de salario) es el documento que desglosa un periodo de pago: salario bruto, retenciones de IRPF, cotizaciones a la Seguridad Social, otras deducciones y el importe neto cobrado.
Nómina vs. salario: el salario es el dinero que recibes; la nómina es el documento que explica cómo se ha calculado. Con la transferencia bancaria el dinero entra en la cuenta sin más, pero la nómina queda como prueba escrita.
Las nóminas importan por tres motivos:
- Obligación legal — En España, el Estatuto de los Trabajadores obliga al empresario a entregar el recibo individual de salarios en cada pago.
- Justificante de ingresos — Bancos, caseros y entidades de crédito piden las últimas nóminas antes de aprobar un préstamo, un alquiler o una hipoteca.
- Verificación fiscal — Los acumulados anuales de la última nómina del año deben cuadrar con el certificado de retenciones que entrega la empresa para la declaración de la renta.
Qué debe incluir una nómina
Toda nómina debe contener estos datos. Si falta alguno, pierde fuerza como justificante de ingresos:
| Apartado | Datos obligatorios |
|---|---|
| Empresa | Razón social, domicilio, CIF, código cuenta cotización |
| Trabajador | Nombre completo, NIF/DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría profesional |
| Periodo de liquidación | Fecha inicio, fecha fin y fecha de pago |
| Devengos | Salario base, complementos, horas extra, pagas extra prorrateadas |
| Total devengado (bruto) | Suma antes de retenciones |
| Deducciones | IRPF, Seguridad Social a cargo del trabajador, anticipos |
| Líquido a percibir (neto) | Importe que se ingresa en cuenta |
| Bases y acumulados | Base de cotización, base IRPF y acumulados del año |
Los acumulados anuales son el dato que más gente olvida. Sin ellos, la nómina pierde valor como justificante de ingresos porque no muestra la capacidad de cobro a lo largo del año.
Cómo hacer una nómina paso a paso
El proceso es el mismo tanto si eres empresario y llevas la nómina de tus empleados, como si eres autónomo y quieres documentar tus propios ingresos.
1. Reúne los datos de la empresa y del trabajador
Ten a mano la razón social, el domicilio fiscal, el CIF y el código cuenta de cotización (CCC). Del trabajador necesitas nombre completo, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social y categoría profesional según convenio.
2. Define el periodo de liquidación
Escoge fecha de inicio, fecha de fin y fecha de pago. Periodicidades habituales en España:
- Mensual — 12 nóminas al año (lo más habitual)
- Quincenal — 24 pagos al año (los días 15 y 30)
- Semanal — 52 pagos al año (poco común salvo en algunos sectores)
Recuerda que las pagas extra suelen ir prorrateadas mes a mes o pagarse íntegras en julio y diciembre, según convenio.
3. Calcula el total devengado
Para sueldos por hora: horas ordinarias × precio + horas extra × (precio × coeficiente del convenio). Para sueldos fijos: salario anual ÷ número de pagas. Suma aparte complementos (antigüedad, productividad, plus de transporte) para que el desglose quede claro.
4. Aplica las deducciones
Resta la retención de IRPF, las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del trabajador (contingencias comunes 4,7%, desempleo 1,55%, formación profesional 0,1%) y cualquier otro descuento como anticipos o cuotas sindicales. Más abajo entramos en cada uno.
5. Calcula el líquido a percibir
Total devengado − total deducciones = líquido a percibir. Es el importe que se ingresa en la cuenta del trabajador.
6. Actualiza los acumulados del año
Suma el devengo de este periodo, cada deducción y el neto a los acumulados anuales. Arrastra esos totales en cada nómina posterior.
7. Genera y guarda el PDF
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Deducciones más habituales
Esto es lo que significa cada línea de una nómina típica en España, con cifras realistas para un trabajador con 2.500 € de salario bruto mensual:
| Deducción | Tipo / Nota | Ejemplo sobre 2.500 € |
|---|---|---|
| IRPF | Según tabla y situación personal del trabajador | ~325 € (13%) |
| Contingencias comunes | 4,7% sobre la base de cotización | 117,50 € |
| Desempleo | 1,55% (contrato indefinido) | 38,75 € |
| Formación profesional | 0,1% | 2,50 € |
| Plan de pensiones | Aportación voluntaria del trabajador | 50 € (2%) |
| Anticipo | Adelanto del mes anterior | 0 € |
| Líquido a percibir | Lo que queda | ~1.966,25 € |
A cargo del trabajador vs. a cargo de la empresa: ojo, las cotizaciones que aparecen restando en la nómina del trabajador son solo su parte (en torno al 6,35%). La empresa paga aparte otro 30% aproximadamente sobre la base de cotización (contingencias comunes, accidentes, desempleo, FOGASA y formación). Ese coste no figura como deducción en la nómina, pero se refleja en el apartado "Aportaciones empresariales".
Nóminas para autónomos y trabajadores por cuenta propia
Si eres autónomo, freelance o trabajas con factura propia, nadie te emite una nómina — pero puede que la necesites igualmente cuando pidas una hipoteca, un préstamo para el coche o cuando alquiles un piso.
Para una "nómina" de autónomo, hazte cuenta de que eres a la vez empresa y trabajador:
- Empresa = tu nombre comercial (o tu nombre y apellidos si trabajas como autónomo persona física)
- Trabajador = tú
- Devengo = lo que realmente has cobrado en ese periodo (de facturas pagadas, no facturas emitidas)
- Deducciones = cuota de autónomos a la Seguridad Social (RETA), pagos a cuenta del IRPF (modelo 130 trimestral) y cualquier otra retención que tú mismo te apliques
Un error frecuente: usar los "ingresos previstos" en lugar de lo realmente cobrado. Los bancos cruzan las nóminas con los movimientos bancarios y las declaraciones de la AEAT. Si las cifras están infladas te denegarán la operación — o, peor, levantarán bandera por fraude.
Si facturas a clientes de forma recurrente, tu ritmo de facturación y tu "periodo de liquidación" pueden coincidir. Echa un vistazo a nuestra guía de facturación para freelancers para estructurar el cobro de forma que cuadre con tu nómina de autónomo.
¿Es legal entregar la nómina en formato electrónico?
Respuesta corta: sí, en España y en la mayoría de países hispanohablantes — con matices.
En España, la entrega de la nómina en soporte informático está admitida desde la sentencia del Tribunal Supremo de 1 de diciembre de 2016, siempre que se cumplan dos condiciones:
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Acceso garantizado | El trabajador debe poder consultar y descargar su nómina sin restricciones (correo electrónico, portal del empleado o intranet). |
| Posibilidad de impresión | La empresa debe garantizar que el trabajador pueda imprimirla cuando la necesite (banco, alquiler, etc.). |
| Mismos datos | El recibo electrónico debe contener exactamente los mismos campos que el modelo en papel publicado en el BOE. |
| Firma o validación | Debe quedar constancia de la entrega, ya sea firma electrónica, acuse de recibo o registro en el portal. |
Cuando dudes: entrega un PDF que el trabajador pueda descargar e imprimir cuando quiera. Eso cumple el criterio del Supremo y los convenios colectivos más habituales. Confirma siempre con tu asesoría laboral antes de cambiar el sistema de entrega.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer una nómina de meses anteriores? Sí. Reconstruir nóminas atrasadas es válido cuando documentas un sueldo que realmente se pagó (por ejemplo, recuperar nóminas perdidas). Lo que no es válido es inventar ingresos que nunca existieron — eso es fraude.
¿Necesito nómina si cobro por transferencia? Sí. La transferencia es el pago; la nómina es el documento. En España la empresa está obligada a entregar el recibo individual de salarios sea cual sea el método de pago, y debe ajustarse al modelo del Ministerio de Trabajo o al pactado en convenio.
¿Cuál es la diferencia entre bruto y neto? El bruto es lo que has devengado antes de aplicar deducciones. El neto (o líquido a percibir) es lo que realmente entra en tu cuenta bancaria una vez descontados IRPF y Seguridad Social.
¿Cuánto tiempo debo guardar las nóminas? Como mínimo cuatro años, que es el plazo de prescripción de las obligaciones con la AEAT y la Seguridad Social. Para hipotecas o pensiones conviene guardarlas indefinidamente. La empresa está obligada a conservar copia de las nóminas firmadas durante al menos 4 años.
¿Vale la nómina sola como justificante de ingresos? Para gestiones puntuales (alquiler de un piso, una financiación pequeña), suele ser suficiente. Para hipotecas o préstamos grandes, los bancos piden las 3 últimas nóminas más la última declaración de la renta o el certificado de retenciones del año anterior.
¿Son válidas las nóminas hechas a mano? Técnicamente sí, si llevan todos los datos obligatorios y las firmas, pero la mayoría de bancos y entidades públicas las rechazan. El estándar actual es un PDF mecanizado con formato uniforme.
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Si además emites facturas a clientes (algo habitual entre autónomos que se pagan a sí mismos), revisa nuestra guía de facturación para autónomos para que la facturación y la nómina cuenten la misma historia cuando un banco te pida ambas.