¿Qué es una factura? Definición y cómo emitirla
Por el equipo de InvoiceNeat · 16 de mayo de 2026
Una factura es el documento que el vendedor envía al comprador para reclamar el pago de un bien o servicio que ya ha entregado. Detalla qué se ha prestado, cuánto se debe, hasta cuándo hay plazo para pagar y cómo hacerlo.
Tanto si eres un autónomo que va a emitir su primera factura como si llevas una pyme y quieres dejar Excel atrás, esta guía repasa todo lo que debe llevar una factura — y cómo enviarla con cara y ojos.
¿Qué cuenta como factura?
Una factura es una reclamación formal de cobro. La definen tres rasgos:
- Se emite después de entregar el bien o servicio (o cuando está a punto de entregarse).
- Indica un importe concreto que debe pagar una parte concreta.
- Lleva una fecha de vencimiento o condiciones de pago.
Un presupuesto, en cambio, va antes de empezar el trabajo y propone un precio. El recibo va después del pago como justificante. La factura está en medio: es la reclamación en sí.
Datos obligatorios de una factura
Una factura profesional contiene estos campos. Saltarte cualquiera puede retrasar el cobro o complicarte la declaración trimestral.
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Tu nombre o razón social y datos de contacto | Para que el cliente sepa quién le factura. |
| Nombre fiscal y dirección del cliente | Identifica al destinatario. |
| NIF o CIF de ambas partes | Obligatorio en España para facturas B2B. |
| Número de factura único | Para llevar el control; el formato FAC-2026-001 es lo habitual. |
| Fecha de emisión | El día en que se genera la factura. |
| Fecha de vencimiento | Cuándo se espera el pago (15, 30 o 60 días suele ser lo normal). |
| Líneas detalladas de productos o servicios | Descripción, cantidad, precio unitario, total línea. |
| Base imponible, IVA, IRPF y descuentos | El desglose que da el total. |
| Importe total a pagar | La cifra única que pagará el cliente. |
| Instrucciones de pago | IBAN, enlace de pago online, métodos aceptados. |
Recomendables: número de pedido (PO) si el cliente lo facilita, nota con las condiciones ("30 días", "recargo del 1,5 %/mes por demora"), línea de agradecimiento.
Ejemplo: factura de un autónomo del diseño
Una diseñadora gráfica termina un folleto de 3 páginas para una pyme. La factura que envía podría ser así:
- Fecha de emisión: 1 de abril de 2026 | Vencimiento: 1 de mayo de 2026 (30 días)
- Factura n.º: FAC-2026-014
- Conceptos:
- Diseño de logo (2 rondas de revisión) — 6 h × 85 € = 510 €
- Maquetación del folleto (3 páginas) — 8 h × 85 € = 680 €
- Archivos finales (PDF + fuente) — incluido
- Base imponible: 1.190 € | IVA (21 %): 249,90 € | Retención IRPF (15 %): -178,50 € | Total a pagar: 1.261,40 €
- Forma de pago: transferencia al IBAN indicado abajo
Eso es una factura completa. Si falta algo, el cliente te la devolverá pidiendo aclaraciones.
Factura vs. recibo vs. presupuesto
Tres documentos que se confunden a menudo pero sirven para cosas distintas:
- Presupuesto: va antes de empezar el trabajo. Propone un precio. No genera obligación de pago.
- Factura: va durante o después del trabajo. Reclama el cobro en una fecha concreta.
- Recibo: va después del pago. Confirma que el dinero ha entrado.
Para una comparativa más completa, lee Factura vs. recibo: diferencias clave.
Cómo emitir una factura
El flujo más sencillo para un autónomo o una pyme:
- Elige una herramienta — Un generador de facturas gratis como InvoiceNeat te ahorra los cálculos manuales y los problemas de formato típicos de Word o Excel.
- Rellena tu perfil de empresa una sola vez — Nombre, logo, NIF, datos bancarios. Se reutiliza en las próximas facturas.
- Añade el cliente y las líneas — Descripción, cantidad, precio. El IVA y los totales se calculan solos.
- Fija las condiciones de pago — En España, 30 días es el plazo legal por defecto; 60 días sólo si se acuerda por escrito (Ley 15/2010).
- Descarga el PDF y envíalo por correo — Adjúntalo a un correo educado, o usa un servicio de envío si lo tienes.
- Reclama si se pasa la fecha — Mandar un recordatorio el día siguiente al vencimiento es lo normal y esperado.
Para un paso a paso más completo, lee Cómo crear una factura.
Preguntas frecuentes
¿Tiene validez legal una factura?
Sí. La factura genera una obligación jurídica de pago por parte del comprador en las condiciones acordadas. En España es además un documento obligatorio para Hacienda según el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) y debe conservarse al menos 4 años.
¿Necesito numerar las facturas?
Sí. La AEAT exige una numeración correlativa sin saltos dentro del ejercicio fiscal. También te ayuda a ti y al cliente a saber qué cobros corresponden a qué facturas. Un formato típico es FAC-AAAA-NNN (por ejemplo, FAC-2026-001). Mira Numeración de facturas.
¿Puedo emitir una factura antes de entregar el trabajo?
Sí: es la factura anticipada o factura de anticipo, habitual cuando el proyecto exige una entrada antes de empezar. El resto se factura al terminar. Un documento previo sin valor de cobro se llama factura proforma.
¿Cuánto tiene un cliente para pagar una factura?
Depende de lo pactado. La Ley 15/2010 fija 30 días como plazo por defecto entre empresas en España, ampliable a 60 si se acuerda expresamente y no es abusivo. Mira Plazos de pago a 30 días para profundizar.
¿Qué diferencia hay entre factura y ticket simplificado?
El ticket simplificado (antes "factura simplificada") se puede emitir en operaciones de hasta 400 € (3.000 € en hostelería, peluquería, taxi y otros sectores del art. 4 del Reglamento de Facturación). Lleva menos datos que la factura completa y sirve sobre todo para venta al consumidor final. La factura completa es obligatoria en operaciones B2B y siempre que el cliente sea sujeto pasivo del IVA.
¿Puedo usar una herramienta gratis para facturar a mis clientes?
Sí. Los generadores de facturas gratis producen documentos plenamente válidos para Hacienda — usan el mismo formato que el software de pago. La clave es incluir todos los datos obligatorios y mantener la coherencia entre facturas. Prueba el generador de facturas gratis de InvoiceNeat — sin registro.
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