プロフォーマインボイスとは？見積書との違いと使い方を解説

プロフォーマインボイスは、見た目は請求書にそっくりですが、法的には請求書ではありません。この違いを理解しておくことで、経理上の混乱や取引先との認識のズレを防ぐことができます。

プロフォーマインボイスとは？

プロフォーマインボイスとは、商品の納品やサービスの提供に先立って、買い手に送付する予備的な書類です。以下の内容を記載します。

提供する商品・サービスの内容
見積金額
支払条件
納品予定時期

請求書のフォーマットを使った詳細な見積書と考えるとわかりやすいでしょう。「この金額をお支払いください」ではなく、「この金額になる見込みです」というニュアンスです。

プロフォーマインボイスと正式な請求書の違い

	プロフォーマインボイス	正式な請求書
目的	見積もり・提案	支払いの請求
法的拘束力	なし	あり
発行タイミング	作業・納品の前	作業・納品の後
売上計上	しない	する
変更の可否	自由に変更可能	クレジットノートが必要
税務上の扱い	税務書類ではない	税務書類として扱われる

プロフォーマインボイスを使うべきケース

1. 国際取引（輸出入）

プロフォーマインボイスは、国際貿易で最もよく使われます。税関が以下の目的で要求することがあります。

関税・消費税の査定
輸入許可の申請
貨物の申告価格の確認

日本では、輸入通関の際にプロフォーマインボイスの提出を求められるケースがあります。

2. 着手前の取引先承認

以下のような場合にプロフォーマインボイスを送ります。

取引先が正式な見積もりを求めている
作業範囲と金額の書面承認が必要
プロジェクトの規模が大きく、正式な提案書が必要

日本のビジネスでは、見積書がこの役割を担うことが多いですが、海外取引先にはプロフォーマインボイスの形式が好まれます。

3. 前払い（着手金）の請求

作業開始前に着手金を求める場合、プロフォーマインボイスを使います。入金確認後、正式な請求書に切り替えます。

4. 社内稟議・予算承認

大手企業では、発注書を出す前に社内の予算承認が必要です。プロフォーマインボイスがあると、経理部門が予算を確保しやすくなります。

プロフォーマインボイスの記載項目

正式な請求書と同じ項目に加えて、以下を含めます。

「PROFORMA INVOICE」の表記 — 正式な請求書と混同されないよう明記
有効期限 — 「この見積もりは30日間有効です」
標準的な請求書項目 — 発行元、取引先、明細、合計金額
条件・備考 — 作業範囲の制限、修正回数の上限など
納品予定日 — 商品・サービスの提供予定時期

プロフォーマインボイスを作成する

InvoiceNeatでプロフォーマインボイスを作成するには、請求書番号や備考欄に「PROFORMA」と記載してください。

プロフォーマインボイスの記載例

典型的なプロフォーマインボイスの内容は以下のとおりです。

PROFORMA INVOICE
PRO-2026-001

From: 山田デザイン事務所
To: 株式会社クライアント

発行日: 2026年3月15日
有効期限: 2026年4月14日

品目                    数量    単価        金額
─────────────────────────────────────────────────
Webサイト制作            1    ¥500,000    ¥500,000
SEO初期設定              1    ¥120,000    ¥120,000
コンテンツ作成（10ページ） 10   ¥15,000    ¥150,000
─────────────────────────────────────────────────
小計                                     ¥770,000
消費税（10%）                              ¥77,000
合計                                     ¥847,000

条件: 着手金として50%のお支払いをお願いいたします。
      残金はプロジェクト完了時にお支払いください。
      本書はプロフォーマインボイスであり、
      正式な請求書ではありません。

プロフォーマインボイスから正式な請求書への切り替え

取引先が承認し、作業を開始したら以下の手順で切り替えます。

明細と金額はそのまま維持する
文書タイプを「PROFORMA INVOICE」から「INVOICE（請求書）」に変更する
正式な請求書番号を付与する（PRO-001ではなくINV-001）
発行日を当日の日付に更新する
支払条件と支払期日を設定する

よくある質問

プロフォーマインボイスと見積書は同じものですか？

似ていますが、完全に同じではありません。見積書はよりカジュアルな形式で、詳細な請求書のフォーマットに沿っていない場合があります。プロフォーマインボイスは請求書と同じ形式を使うため、取引先の経理部門が処理しやすいというメリットがあります。日本の商慣行では見積書を使うことが多いですが、海外取引ではプロフォーマインボイスが標準です。

プロフォーマインボイスで代金を回収できますか？

法的には、正式な支払い請求ではありません。ただし、着手金の請求に使い、入金後に正式な請求書を発行するという運用は広く行われています。

プロフォーマインボイスにも連番は必要ですか？

自社の管理のためには必要です。ただし、正式な請求書と混同しないよう、別のプレフィックス（INV-ではなくPRO-）を使いましょう。