Como fazer um holerite: guia grátis passo a passo
O holerite é o recibo do salário. Mostra o que foi ganho, o que foi descontado e o que de fato caiu na conta do funcionário. Seja para uma equipe pequena ou para você que é MEI e precisa comprovar renda para alugar um apartamento, este guia mostra exatamente o que vai num holerite e como criar um.
O que é um holerite?
O holerite (também chamado de contracheque ou demonstrativo de pagamento) é um documento que detalha um período de pagamento: salário bruto, descontos obrigatórios, benefícios e o valor líquido depositado.
Holerite vs. salário: o salário é o pagamento em si. O holerite é a explicação. Com depósito em conta, o dinheiro entra direto, mas é o holerite que fica como registro do que foi pago e por quê.
O holerite importa por três motivos:
- Obrigação legal — A CLT (art. 464) exige que o empregador entregue comprovante do valor pago a cada período. Vale também para PIX e depósito.
- Comprovante de renda — Banco, imobiliária e financeira pedem os 3 últimos holerites antes de aprovar empréstimo, financiamento ou aluguel.
- Conferência fiscal — O acumulado anual no holerite de dezembro precisa bater com o informe de rendimentos para a declaração do IR.
O que incluir no holerite
Todo holerite deve ter os campos abaixo. Faltando qualquer um, ele perde força como comprovante de renda:
| Seção | Campos obrigatórios |
|---|---|
| Empregador | Razão social, endereço, CNPJ |
| Funcionário | Nome completo, endereço, matrícula ou CPF |
| Período | Início, fim e data de pagamento |
| Proventos | Salário base, horas extras, comissão, adicional noturno |
| Salário bruto | Total antes de qualquer desconto |
| Descontos | INSS, IRRF, vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde |
| Salário líquido | Valor que de fato é pago |
| Acumulado anual | Bruto, descontos e líquido acumulados no ano |
A coluna de acumulado anual é a que mais gente esquece. Sem ela, o holerite fica fraco como comprovante de renda — o banco não consegue ver a capacidade de ganho ao longo do ano.
Como fazer um holerite: passo a passo
O processo é o mesmo se você é empregador rodando folha ou MEI documentando o próprio pró-labore.
1. Reúna os dados do empregador e do funcionário
Tenha em mãos a razão social, endereço e CNPJ da empresa. Para o funcionário, você precisa do nome completo, endereço e matrícula (ou CPF).
2. Defina o período de pagamento
Escolha início, fim e data de pagamento. Frequências mais comuns no Brasil:
- Mensal — 12 períodos por ano (padrão na CLT)
- Quinzenal — 24 períodos por ano (comum em adiantamento + folha fechada)
- Semanal — 52 períodos por ano (mais raro, em geral diaristas)
3. Calcule os proventos brutos
Para mensalista: salário base do contrato. Para horista: horas trabalhadas × valor da hora. Some à parte horas extras (50% sobre dia útil, 100% no domingo/feriado), comissão, adicional noturno, insalubridade e bônus. Lance cada item como linha separada para o cálculo ficar auditável.
4. Aplique os descontos
Subtraia INSS (alíquota progressiva), IRRF (quando aplicável), vale-transporte (até 6% do salário), vale-refeição (parcela do funcionário), plano de saúde, contribuição sindical e outros. Detalhamos cada um abaixo.
5. Calcule o salário líquido
Salário bruto − total de descontos = salário líquido. É o valor que de fato cai na conta.
6. Atualize o acumulado anual
Some o bruto deste período, cada desconto e o líquido aos totais acumulados no ano. Carregue esses valores em todos os holerites seguintes.
7. Gere e salve o PDF
Use um gerador de holerite grátis para diagramar o documento e baixar o PDF. Guarde uma cópia para empregador e funcionário — a Receita Federal recomenda manter a folha de pagamento por pelo menos 5 anos para fins fiscais e previdenciários.
Experimente nosso gerador de holerite grátis — sem cadastro. Preencha os campos, veja a prévia e baixe um PDF em menos de dois minutos.
Descontos comuns explicados
O que cada linha de um holerite típico significa, com números reais para um funcionário CLT com salário bruto de R$ 5.000,00 (valores 2026 aproximados — confira a tabela vigente):
| Desconto | Como é calculado | Exemplo sobre R$ 5.000,00 |
|---|---|---|
| INSS | Alíquota progressiva (7,5% a 14%) | ~R$ 537,00 |
| IRRF | Tabela progressiva sobre base após INSS | ~R$ 312,00 |
| Vale-transporte | Até 6% do salário base | ~R$ 300,00 |
| Vale-refeição/alimentação | Parcela simbólica do funcionário | ~R$ 50,00 |
| Plano de saúde | Valor do contrato coletivo | ~R$ 180,00 |
| Contribuição sindical | Voluntária após reforma trabalhista | R$ 0,00 |
| Salário líquido | O que sobra | ~R$ 3.621,00 |
FGTS não desconta do holerite. O FGTS (8% sobre o bruto) é obrigação do empregador e é depositado em conta vinculada da Caixa em nome do funcionário. Por boa prática, muitas empresas mostram o valor no holerite como informativo (não como desconto).
Descontos antes do IR vs. depois do IR: o INSS é descontado antes da base de cálculo do IRRF, o que reduz o imposto. Vale-transporte, plano de saúde e contribuição previdenciária privada também entram nessa lógica em vários casos. Mostre cada um em linha separada para a conta ficar transparente.
Holerite para MEI, autônomo e freelancer
Se você é MEI, autônomo ou freelancer, ninguém emite holerite para você — mas você ainda precisa de um na hora de financiar imóvel, pedir cartão ou alugar apartamento.
Para holerite de quem trabalha por conta própria, trate-se como empregador e funcionário ao mesmo tempo:
- Empregador = a razão social do seu MEI (ou seu nome, se você é autônomo sem CNPJ)
- Funcionário = você
- Salário bruto = o que entrou no período (de faturas pagas, não emitidas)
- Descontos = DAS do MEI (INSS + ISS/ICMS), INSS contribuinte individual (se autônomo), reserva para IR, e o que mais você retém para si
MEI e pró-labore: tecnicamente o MEI não é obrigado a se pagar pró-labore, mas montar um holerite mensal ajuda muito na hora de comprovar renda. Pegue o que entrou de fatura paga, desconte o DAS e o que você reserva para imposto, e o que sobra é seu "líquido".
Erro clássico: usar "renda esperada" em vez do que de fato foi pago. Banco cruza holerite com extrato bancário e DAS do MEI. Número inflado vai ser negado — ou pior, sinalizado como fraude.
Se você fatura cliente de forma recorrente, o seu ritmo de cobrança e o seu "período de pagamento" podem ser o mesmo. Veja nosso guia de fatura para freelancer para estruturar a cobrança de um jeito que case com o seu holerite.
Holerite digital tem validade legal?
Sim. A CLT não exige que o holerite seja em papel — só exige que o empregador comprove o valor pago. Holerite em PDF, e-mail ou portal interno tem a mesma validade legal que o papel, desde que:
- Tenha todos os campos obrigatórios da seção acima
- O funcionário possa acessar e imprimir quando quiser
- Seja arquivado por pelo menos 5 anos pelo empregador
| Situação | Recomendação |
|---|---|
| Empresa pequena, equipe enxuta | PDF assinado digitalmente ou e-mail mensal funciona |
| Banco para financiamento | Pedem 3 últimos holerites em PDF + extrato bancário |
| Imobiliária para aluguel | Pedem 3 últimos holerites + comprovante de renda complementar |
| Funcionário sem acesso digital | A CLT pede que o empregador garanta acesso — imprima sob demanda |
Na dúvida, gere um PDF que o funcionário possa baixar ou imprimir a qualquer momento. Isso atende quase 100% dos casos. Para detalhes específicos, confira a Convenção Coletiva da sua categoria.
Importante: este gerador serve para criar holerites, contracheques e demonstrativos auxiliares. Para folha de pagamento oficial com integração eSocial, GFIP, DCTFWeb e demais obrigações acessórias, use um sistema de folha contratado ou trabalhe com um contador.
Precisa de um holerite agora? Nosso gerador de holerite cria PDF pronto para imprimir, no formato que banco e imobiliária esperam — sem cadastro e sem marca d'água.
Perguntas frequentes
Posso gerar holerite de períodos passados? Pode. Reconstruir holerite de meses já pagos é normal — vale para empregador que não emitiu na hora ou para MEI que está montando comprovante de renda. O que não vale é inventar pagamento que nunca aconteceu. Banco cruza com extrato e DAS, e isso configura fraude documental.
Preciso de holerite mesmo recebendo por PIX ou depósito? Sim. O depósito é o pagamento; o holerite é a documentação. A CLT (art. 464) exige comprovante do valor pago, independentemente da forma de pagamento.
Qual a diferença entre salário bruto e líquido? Salário bruto é tudo que você ganhou antes de qualquer desconto. Líquido é o que efetivamente cai na sua conta depois de INSS, IRRF, vale-transporte e demais descontos.
Por quanto tempo guardar holerites? Funcionário: pelo menos 5 anos para fins de aposentadoria, comprovação no INSS e IR. O holerite de dezembro de cada ano serve de base para conferir o informe de rendimentos. Empregador: 5 anos no mínimo (recomendação da Receita Federal e do INSS), mas vale guardar mais por causa de eventual ação trabalhista.
Holerite sozinho serve como comprovante de renda? Para necessidade pontual (alugar apartamento), em geral sim. Para empréstimo grande ou financiamento imobiliário, banco pede os 3 últimos holerites + extrato dos últimos 3 a 6 meses + a última declaração do IR. Para MEI, em geral substituem holerite por DAS pago + extrato do MEI + DECORE (declaração feita por contador).
Holerite escrito à mão vale? Tecnicamente, se tiver todos os campos obrigatórios, vale. Mas banco e imobiliária não aceitam — é praticamente certeza de recusa. Use sempre PDF ou holerite tipado, com formatação consistente.
Comece a fazer holerites em minutos
Você não precisa de software de folha caro só para emitir alguns holerites. Abra o gerador de holerite grátis, preencha empregador, funcionário, proventos e descontos, e baixe o PDF. Seus dados não saem do navegador — sem conta, sem cadastro e sem nada armazenado em servidor.
Se você também emite fatura para cliente (comum para MEI que se paga pró-labore), confira nosso guia de fatura para autônomo para que cobrança e holerite contem a mesma história quando o banco pedir os dois.