Lohnabrechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine Lohnabrechnung ist die Quittung zur Lohnzahlung. Sie zeigt schwarz auf weiß, was verdient wurde, was abgezogen wurde und was am Ende auf dem Konto landet. Egal ob Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter abrechnen oder als Selbstständige(r) einen Einkommensnachweis für die Bank brauchen — dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, was auf eine Lohnabrechnung gehört und wie Sie sie erstellen.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung (auch Gehaltsabrechnung, Verdienstabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt) bricht einen einzelnen Abrechnungszeitraum auf: Bruttolohn, einbehaltene Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, sonstige Abzüge und der ausgezahlte Nettobetrag.

Lohnzahlung vs. Lohnabrechnung: Die Lohnzahlung ist der eigentliche Geldtransfer. Die Lohnabrechnung ist die Erläuterung dazu. Bei der Überweisung verschwindet das Geld auf dem Konto — die Lohnabrechnung bleibt als schriftlicher Nachweis.

Lohnabrechnungen sind aus drei Gründen wichtig:

1. Gesetzliche Pflicht — Nach § 108 GewO sind Arbeitgeber verpflichtet, bei jeder Lohnzahlung eine Abrechnung in Textform zu erteilen.
2. Einkommensnachweis — Banken, Vermieter und Kreditinstitute verlangen aktuelle Abrechnungen, bevor sie Kredite, Mietverträge oder Finanzierungen genehmigen.
3. Steuerlicher Abgleich — Die Jahresgesamtwerte (Jahresgesamt) auf der Dezember-Abrechnung müssen mit der Lohnsteuerbescheinigung übereinstimmen.

Pflichtangaben auf der Lohnabrechnung

Jede Lohnabrechnung muss gemäß § 108 GewO und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) folgende Felder enthalten. Fehlt eines davon, ist sie als Einkommensnachweis kaum belastbar:

Die Jahresgesamt-Spalte wird am häufigsten vergessen. Ohne sie taugt die Abrechnung als Einkommensnachweis deutlich weniger, weil die jährliche Verdiensthöhe nicht ersichtlich ist.

Lohnabrechnung erstellen: Schritt für Schritt

Der Ablauf ist gleich, ob Sie als Arbeitgeber abrechnen oder als Selbstständige(r) Ihre eigenen Einkünfte dokumentieren.

1. Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten zusammentragen

Halten Sie Firmenname, Anschrift und Betriebsnummer (BBNR) bereit. Vom Mitarbeiter benötigen Sie vollständigen Namen, Anschrift, Geburtsdatum und die steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID) — diese ruft das ELStAM-Verfahren ab.

2. Abrechnungszeitraum festlegen

Beginn, Ende und Auszahlungsdatum eintragen. Übliche Zyklen in Deutschland:

• Monatlich — 12 Abrechnungen/Jahr (Standard für Festangestellte)
• Wöchentlich — 52 Abrechnungen/Jahr (selten, eher bei Aushilfen)
• Zweiwöchentlich — 26 Abrechnungen/Jahr (vereinzelt im Schichtbetrieb)
• Halbmonatlich — 24 Abrechnungen/Jahr (eher international)

3. Bruttobezüge berechnen

Bei Stundenlohn: Stunden × Stundensatz + Überstunden × (Stundensatz × Zuschlagsfaktor). Bei Festgehalt: Jahresgehalt ÷ 12. Boni, Provisionen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld als separate Positionen führen — so bleibt die Aufstellung transparent.

4. Abzüge anwenden

Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag (Soli — seit 2021 für ca. 90 % der Steuerzahler entfallen, ab gewisser Einkommensgrenze aber wieder fällig), ggf. Kirchensteuer (8 % bzw. 9 % der Lohnsteuer), und die Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) abziehen. Mehr dazu weiter unten.

5. Nettolohn berechnen

Bruttolohn − Summe aller Abzüge = Nettolohn. Das ist der Betrag, der tatsächlich auf dem Konto landet.

6. Jahresgesamtwerte fortschreiben

Brutto, jeden Abzug und Netto dieses Zeitraums zu den laufenden Jahresgesamtwerten addieren. Diese Werte tragen Sie auf jeder Folgeabrechnung weiter.

7. PDF erstellen und ablegen

Mit unserem kostenlosen Lohnabrechnungs-Generator bringen Sie das Dokument in eine professionelle Form und laden es als PDF herunter. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten eine Kopie aufbewahren — Lohnunterlagen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren (§ 257 HGB) bzw. 10 Jahren für steuerrelevante Buchungsbelege (GoBD).

Probieren Sie unseren kostenlosen Lohnabrechnungs-Generator — ohne Anmeldung. Felder ausfüllen, Vorschau prüfen, sauberes PDF in unter zwei Minuten herunterladen.

Typische Abzüge erklärt

Hier eine realistische Aufschlüsselung für eine Angestellte mit 5.000,00 € Bruttogehalt pro Monat (Steuerklasse I, kinderlos, in NRW):

Arbeitgeberanteil (AG-Anteil): Nicht auf der Abrechnung als Abzug sichtbar, aber für Arbeitgeber wichtig: Bei der Sozialversicherung trägt der Arbeitgeber denselben Anteil. Aus 5.000,00 € Brutto entstehen für den Arbeitgeber tatsächliche Personalkosten von ca. 6.050,00 €.

Lohnsteuerklassen kurz erklärt:

• I — Ledig, kinderlos
• II — Alleinerziehend
• III/V — Ehepaar, einer verdient deutlich mehr
• IV — Ehepaar, ähnliche Einkommen (Standard)
• IV mit Faktor — Ehepaar, exakte Aufteilung
• VI — Zweiter und weitere Jobs

Lohnabrechnung für Selbstständige und Freiberufler

Als Selbstständige(r), Freiberufler oder Gewerbetreibende(r) stellt Ihnen niemand eine Lohnabrechnung aus — Sie brauchen aber trotzdem eine, wenn Sie eine Wohnung mieten, einen Kredit beantragen oder einen Leasingvertrag abschließen wollen.

In diesem Fall sind Sie Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einer Person:

• Arbeitgeber = Ihr Firmen- oder Geschäftsname (bei Freiberuflern üblicherweise der eigene Name)
• Arbeitnehmer = Sie selbst
• Bruttolohn = was Sie im Zeitraum tatsächlich vereinnahmt haben (aus bezahlten Rechnungen, nicht aus gestellten)
• Abzüge = Einkommensteuervorauszahlungen, freiwillige Krankenversicherung (gesetzlich oder privat), ggf. freiwillige Renten- und Arbeitslosenversicherung, Beiträge zum Versorgungswerk (bei verkammerten Berufen), USt-Vorauszahlungen

Häufiger Fehler: Erwartete Einnahmen statt tatsächlicher Zahlungseingänge ansetzen. Banken gleichen die Abrechnung mit Kontoauszügen und der letzten Einkommensteuererklärung ab. Geschönte Zahlen führen zur Ablehnung — oder schlimmstenfalls zum Verdacht auf Betrug.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, weisen Sie keine USt aus. Ihre „Lohnabrechnung" zeigt dann brutto = netto bei der Umsatzseite.

Wenn Sie Ihren Auftraggebern wiederkehrend Rechnungen schreiben, kann sich Ihr Abrechnungsrhythmus mit dem „Abrechnungszeitraum" Ihrer Eigenabrechnung decken. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden zur Freelancer-Rechnung — er zeigt, wie sich Rechnungsstellung und Eigenabrechnung sauber zusammenfügen.

Sind digitale Lohnabrechnungen rechtlich zulässig?

Kurze Antwort: ja — unter klaren Bedingungen.

Seit der Bürokratieentlastung 2024 (BEG IV) dürfen Arbeitgeber Lohnabrechnungen in Textform (§ 126b BGB) auch digital bereitstellen — als PDF im Mitarbeiterportal, per E-Mail oder über ein elektronisches Postfach. Voraussetzung: Der Arbeitnehmer kann die Abrechnung jederzeit dauerhaft abrufen, speichern und ausdrucken.

In Österreich regelt § 78d EStG die Pflicht zur Bereitstellung. In der Schweiz verlangt Art. 323b OR eine schriftliche Abrechnung — die elektronische Form ist zulässig, wenn der Arbeitnehmer einverstanden ist.

Akut eine Abrechnung nötig? Unser Lohnabrechnungs-Generator erstellt eine druckfertige PDF im Format, das Banken und Vermieter erwarten — ohne Anmeldung, ohne Wasserzeichen.

FAQ

Kann ich Lohnabrechnungen für vergangene Zeiträume erstellen? Ja. Eine Nacherstellung ist zulässig, wenn Sie tatsächlich gezahlte Beträge dokumentieren (z. B. Abrechnungen rekonstruieren, die Sie aufgehoben hätten sollen). Erfundene Einkünfte sind dagegen Urkundenfälschung — das ist strafbar.

Brauche ich eine Lohnabrechnung, wenn der Lohn überwiesen wird? Ja. Die Überweisung ist die Zahlung; die Abrechnung ist die Dokumentation. § 108 GewO verlangt eine Abrechnung unabhängig vom Auszahlungsweg.

Was ist der Unterschied zwischen Bruttolohn und Nettolohn? Bruttolohn ist der Verdienst vor allen Abzügen. Nettolohn ist der Betrag, der nach Steuern und Sozialversicherung tatsächlich aufs Konto kommt.

Wie lange muss ich Lohnabrechnungen aufbewahren? Als Arbeitnehmer mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids — pragmatisch betrachtet 4 Jahre. Wer Wohngeld, Bafög oder Rente beantragt, sollte sie bis zur Rente aufbewahren. Arbeitgeber müssen Lohnkonten 6 Jahre und steuerrelevante Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahren (§ 257 HGB / § 147 AO / GoBD).

Reicht eine Lohnabrechnung allein als Einkommensnachweis? Für Mietverträge meist ja (oft die letzten 3 Abrechnungen). Banken verlangen für Kredite zusätzlich die Lohnsteuerbescheinigung des Vorjahres oder den letzten Einkommensteuerbescheid; Selbstständige müssen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und 1–2 Steuerbescheide vorlegen.

Sind handschriftliche Lohnabrechnungen gültig? Theoretisch ja, wenn alle Pflichtangaben enthalten sind. Praktisch werden sie von Banken und Vermietern fast immer abgelehnt — eine getippte PDF mit klarer Struktur ist Standard.

In wenigen Minuten zur ersten Lohnabrechnung

Sie brauchen keine teure Lohnsoftware für gelegentliche Abrechnungen. Öffnen Sie den kostenlosen Lohnabrechnungs-Generator, tragen Sie Arbeitgeber-, Arbeitnehmer-, Bezugs- und Abzugsdaten ein und laden Sie das PDF herunter. Ihre Daten verlassen den Browser nicht — kein Konto, keine Anmeldung, nichts auf einem Server gespeichert.

Wenn Sie zusätzlich Rechnungen an Auftraggeber schreiben (typisch für Einzelunternehmer, die sich selbst auszahlen), schauen Sie in unseren Leitfaden zur Rechnungsstellung als Einzelunternehmer — so erzählen Rechnungsstellung und Eigenabrechnung dieselbe stimmige Geschichte, wenn Bank oder Finanzamt beides sehen will.